A la hora de trabajar con datos en Excel, es común encontrarnos con una columna que contiene tanto el nombre como el apellido en una misma celda. Para separar estos elementos de manera eficiente, podemos utilizar una fórmula sencilla que nos permitirá dividirlos en dos columnas distintas. Primero para separar el Nombre de los Apellidos podemos usar las funciones IZQUIERDA y HALLAR. Esta última también pueed ser reemplazada con la función ENCONTRAR.
Separar el primer NOMBRE
En este priemer caso la fórmula para separar el primer nombre sería la siguiente:
El resultado de la función IZQUIERDA y la función HALLAR es:
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| Imagen 01: Separar el primero nombre |
Cómo puedes ver, la función IZQUIERDA indica porque lado va a ejecutarse la función HALLAR para encontrar el primer espacio vacío.
Separar el primer APELLIDO
Para separar el primer Apellido del resto del nombre la fórmula sería la siguiente:
El resultado de la función EXTRAE y la función HALLAR es:
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| Imagen 02: La función EXTRAE permite separar el primer apellido. |
En Excel, la función EXTRAE se utiliza para devolver una cantidad específica de caracteres de un texto, tomando como referencia la posición inicial y la cantidad de caracteres a extraer. Por otro lado, la función HALLAR es útil para encontrar la posición del primer espacio vacío en un texto, permitiendo así suprimirlo con el +1 o utilizarlo como criterio de búsqueda. Al combinar ambas funciones, es posible manipular eficazmente cadenas de texto en Excel, extrayendo segmentos específicos como en este caso el primer apellido y ajustando la posición de inicio con precisión.
Extraer el último apellido
Todo lo anterior fue de maravilla porque todos los nombres tenían un apellido y un sólo nombre, ahora que hay de los que tienen no cumplen este patron. Para eso hace poco publicamos el artuclo ¿Cómo Extraer la última Palabra? donde detallamos la siguiente fórmula:
Y si usamos esta fómula para Extraer el último apellido de los nombres que no tienen el mimo parámetrso podemos ver que si es posible:
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| Imagen 03: Fórmula que nos permite Extraer el último Apellido |
Cómo puedes observar la combinación de las funciones ESPACIOS, DERECHA, SUSTITUIR, REPETIR y LARGO permiten extraer el último apellido.
Separar apellidos y nombres que no son iguales
Lo más fácil que podría existir se presentan en los tres casos anteriores, pero supongamos ahora que tanto los nombres y apellidos no son iguales, sino que unos tendrán dos nombre mientras que otros sólo un sólo nombre. Usar los métodos anteriores ya sería un poco complicado obtener el mismo resultado. Esto no significa que no se pueda realizar con fórmulas, sino que exiten métodos muhco más sencillo cómo lla opción de texto en columna:
Para acceder a la opción de texto en columnas, seguimos los sigueintes pasos: Datos > Herramientas de Datos > Texto en Columnas y llegaremos a esta ventana:
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| Imagen 04: Inicio de Texto en columnas |
La siguiente ventana nos presenta una serie de separadores de textos, elegimos el que corresponda, en nuestro caso elegiremos un espacio:
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| Imagen 05: Elegimos el separador |
En la siguiente ventana elegimos la celda donde vamos a dar salida a los datos Imagen 06
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| Imagen 06: Selecionamos una celda de salida de los datos organizados |
Y el resultado esperado es el que se muestra en la imagen 07 donde los nombres y apellidos están separados cada uno en su respectiva columna:
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| Imagen 07: Resultado final, nombres y apellidos en su respectiva celda |
Ahora si deseas conocer un método donde usamos macros te recomendamos el siguiente video.
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